Un impiegato file è responsabile per la protezione e il mantenimento di file di una società. Parte del lavoro di un impiegato di file è quello di creare un sistema di archiviazione che sia efficiente, in linea con le esigenze della società ed intuitiva per chiunque deve poter accedere regolarmente ad esso. Un impiegato di file può anche essere ritenuto responsabile per il trasporto di documenti provenienti da servizi per il sistema di archiviazione, la raccolta e la loro organizzazione come appaiono. Le forme, i destinatari, la corrispondenza e le carte sono solo alcuni degli elementi che gli impiegati di file ci si aspetta da gestire.

Il sistema di smistamento dipenderà dalle necessità di una società. Alcune imprese possono bisogno del loro file organizzati in ordine alfabetico, numericamente o per argomento. Altri potrebbero preferire un diverso sistema di ordinamento, come ad esempio in base alla data. Indipendentemente dal modo in cui i file sono ordinati, file impiegati devono essere in grado di fornire ai dipendenti dell'azienda, con documenti in modo rapido, quando sono necessarie.

Mentre impiegati file hanno lavorato tradizionalmente con i file e le cartelle di carta ed effettuato il loro lavoro utilizzando un sistema di armadi e lo spazio di archiviazione, tecnologicamente ha modificato il lavoro. Impiegati di file può essere richiesto il possesso di conoscenze informatiche, dal momento che molti documenti sono ora digitalizzate e ordinati in una banca dati elettronica. Un impiegato di file può anche essere richiesto per ottenere abilità speciali come lavorare con microfilm, se una società preferisce gestire i documenti in questo modo.

Come parte di mantenere file e documenti, file impiegati devono regolarmente aggiornare i record per riflettere i cambiamenti e prugna secca o modificare i record che contengono le informazioni obsolete o non corrette. Inoltre, tutti i record devono essere contabilizzate e le loro posizioni nel sistema devono essere verificate in modo che nessun file venga perso o fuori luogo. Di solito, gli impiegati file può raggiungere questo obiettivo di codifica dei documenti.

File impiegati principalmente il lavoro nelle industrie che forniscono servizi. Il settore sanitario, per esempio, ha una forte necessità per gli impiegati di file che possono aiutare a mantenere i dati dei pazienti. In settori come questi, un lavoro da impiegato file è indispensabile. La precisione è della massima importanza, in quanto le informazioni errate contenute all'interno di un file può essere dannoso per la salute di un paziente.

I requisiti di formazione per diventare un impiegato di file può essere facilmente soddisfatta per la maggior parte. In generale, una formazione di alta scuola con una volontà di essere formati sul posto di lavoro sono sufficienti per l'occupazione. Tuttavia, tenendo corsi universitari nel mondo degli affari, dattilografia, informatica e inglese può aiutare i candidati spiccano tra gli altri. Il salario di un impiegato file dipenderà in gran parte in cui risiede e la società per cui lavora.