Più di qualsiasi altra merce, l'impresa moderna è alimentata da informazioni. L'inizio dei mezzi di comunicazione elettronica ha creato ha trasformato la nostra economia in un'economia dell'informazione, con le grandi imprese aventi un contenuto pari a, in alcuni casi, diversi terabyte di informazioni. Se la fortuna oggi 500 società aveva tutte le informazioni in forma stampata, ci vorrebbe un esercito di impiegati di file solo per tenere traccia di tutto questo.

Molte organizzazioni hanno presenze web sia interne che esterne, entrambe che possono contenere grandi quantità di informazioni regolarmente aggiornate. Web content management è un sottoinsieme importante di gestione dei contenuti, e si riferisce ai programmi e le attrezzature utilizzate per gestire questa web-based di contenuti.

sistemi di gestione dei contenuti sono i sistemi elettronici che prendere i dati e organizzare, al punto che si può essere recuperate, ricerche e aggiornati con facilità, e condivisa in tutta l'organizzazione. L'ingrediente base è la tecnologia dei database, anche se un CMS è più di un database che comprende sofisticata tecnologia di ricerca e meccanismi di storage su più livelli che può ruotare di contenuti in vari tipi di hardware-based storage (CD-ROM, nastro, ecc), A seconda di come spesso si accede.

Un CMS, perché è lo scopo di gestire tutti i tipi di informazioni indipendentemente dal formato, deve anche offrire un alto livello di interoperabilità del documento. Vale a dire, tutti i documenti, compresi i documenti di elaborazione testi, fogli elettronici, database,. File PDF e qualsiasi altro tipo di file, devono essere classificati e riferimenti incrociati in modo che quando si effettua una ricerca, tutte le informazioni utili saranno disponibili, a prescindere di origine o di formato. Inoltre, l'interoperabilità tra i sistemi di gestione dei contenuti è diventata indispensabile, in modo che più organizzazioni e le agenzie governative possono condividere le informazioni quando necessario, anche se non stanno usando diversi sistemi.

Mentre la condivisione delle informazioni ha assunto una grande importanza nell'economia di oggi le informazioni, il sistema di gestione dei contenuti deve anche tener conto di autorizzazione, e di fornire una struttura in modo tale che un amministratore può specificare che i destinatari possono accedere a cui contenuto. I diritti di accesso ai documenti deve essere in grado di essere fissati al livello di un singolo utente.

Altri importanti elementi di un sistema di gestione dei contenuti includono la capacità di catturare facilmente grandi volumi di documenti automatico, la possibilità di riutilizzare i documenti e rimontare in documenti nuovi, e la possibilità di creare un flusso di lavoro che riflette le dipendenze di un documento su un altro. Infine, molti sistemi di gestione dei contenuti includono funzionalità di collaborazione, che consentano ai lavoratori di più in luoghi separati a collaborare per la creazione o la modifica di documenti, e di gestire i cambiamenti e le revisioni dei documenti. L'aspetto collaborativo del CMS anche assicurarsi che ogni pezzo di informazioni associate a un particolare progetto è sincronizzato, e distribuito a tutti i membri del team di progetto in modo tempestivo.