Ci sono cinque principali vantaggi dei DBMS o sistemi di gestione di database: la struttura dei dati, controllare l'autorizzazione, la velocità di elaborazione, sviluppo modulare, e indipendente di back-up funzionalità. Un DBMS è un software di computer che gestisce l'organizzazione e l'accesso ai dati in un database.

Un DBMS permette di grandi quantità di dati che devono essere memorizzati in modo più efficiente possibile. I dati sono memorizzati in liste di informazioni indipendenti. Ulteriori insiemi di dati possono essere aggiunti in qualsiasi momento. Le relazioni tra gli insiemi di dati sono definite nel DBMS, e può essere modificato senza alterare i dati.

Ad esempio, un semplice database ha tre tabelle: i nomi di auto, le dimensioni del motore, e posti a sedere. Rapporti o le query possono essere creati per accedere a queste tabelle e collegarli tra loro in modo logico. Sei mesi più tardi, un'altra tabella può essere aggiunto l'elenco delle valutazioni di sicurezza. Queste tabelle possono essere aggiornati in modo indipendente, senza alcun impatto su eventuali rapporti già creati. Il sistema di gestione di database può essere programmato per eseguire query o report diversi per recuperare i dati specifici.

E 'molto comune avere diversi livelli di accesso integrato in un sistema di database, e di un DBMS rende molto facile da gestire. L'accesso può essere definita a livello di tabella di dati. Se l'utente non ha accesso ad una tabella specifica, non possono eseguire qualsiasi query che utilizza i dati di questa tabella. Il controllo a questo livello è facile da mantenere, e preferibile impostare l'accesso a livello di singola segnalazione.

La velocità di elaborazione e la reattività di un sistema informatico è molto meglio con un DBMS che con un programma lineare computer. Funzioni comuni, quali il conteggio, somma, e il calcolo sono programmati a livello di DBMS. In un DBMS, i programmi di aggiornamento, di relazione, e archiviare le informazioni sono fissati a livello di sistema.

Ogni sezione del sistema è in grado di riutilizzare il codice da un'altra sezione o modulo. Ad esempio, dati di inventario, possono essere archiviate e conservate in un modulo che è completamente separato dai dati di vendita. Tuttavia, le query possono essere scritti per combinare le informazioni provenienti da questi due moduli senza dover modificare la struttura del database. Ciò presuppone che entrambi i moduli sono nello stesso sistema di gestione di database.

DBMS presentano un'architettura separati per i dati e la logica di programmazione. Questa separazione consente al gestore di database per eseguire il backup solo i dati di un disco rigido e la programmazione su un altro. Qualora l'hardware non per entrambi i sistemi, è possibile reindirizzare il programma server di utilizzare i dati dal back-up, e viceversa.