software Print Manager aiuta un utente di computer scegliere ciò che vuole per la stampa. Utilizzando il software, gli utenti sono in grado di stampare solo ciò che è necessario e può evitare lo spreco di inchiostro e carta per immagini extra, pezzi di documento, o gli elementi contenuti nel sito web una pagina. Oltre ad aiutare a stampare singoli documenti, stampa alcune utility di registrazione possono esistere per informare i responsabili degli uffici o degli specialisti delle tecnologie dell'informazione circa le abitudini di stampa di membri dello staff o mecenati.

software per la stampa può essere venuto in entrambi i desktop o forma browser. Desktop possono essere scaricati sul disco rigido di un computer, e browser plug-ins possono essere installati in modo che funzionino in combinato disposto con il browser dell'utente. Il software che è progettato per funzionare sul desktop di un computer si apre automaticamente quando un utente tenta di stampare da un'applicazione. Gli utenti possono essere richiesto con l'anteprima del lavoro di stampa e ha offerto la possibilità di modificare il processo di stampa, eliminando gli elementi superflui o combinazione di più documenti. Software che funziona come un plug-in del browser può essere manipolato dall'interno del browser e gli utenti potrebbero essere in grado di rimuovere la pubblicità, le immagini, piè di pagina, intestazioni, o altre parti spendibili di un sito web per un lavoro di stampa.

Caratteristiche del software di gestione di stampa può variare da un pacchetto software a pacchetto software. Alcune caratteristiche comuni includono automaticamente la possibilità di saltare le pagine in bianco, unire più processi di stampa, rimuovere il testo in eccesso e le immagini, eliminare le pagine inutili, e salvare e-mail un lavoro personalizzato di stampa. Gli utenti possono usufruire di una o tutte queste caratteristiche per massimizzare il risparmio di carta.

Le organizzazioni non profit, le biblioteche, scuole, laboratori di apprendimento, comunità e centri di tecnologia possono trarre vantaggio da installare e utilizzare il software Print Manager. L'utilizzo di questo software può aiutare a ridurre i costi operativi e preservare le risorse comunali. Questo può portare a un uso prolungato degli impianti. Le imprese possono aumentare i profitti semplicemente utilizzando il software Print Manager come parte della loro quotidiana routine operativa.

Inoltre, un numero qualsiasi di manager utility di stampa del software può essere scaricato, installato e utilizzato insieme. Ad esempio, un pacchetto software può lavorare per bloccare le immagini, mentre un altro dà anteprime dei documenti prima di essere stampati. Fortunatamente, il software Print Manager di solito è libero o disponibile a basso costo, e sconti possono essere concessi a non-profit o organizzazioni educative. Gli utenti devono assicurarsi che i loro computer sono i driver necessari stampante installata su di loro e che abbiano accesso a una rete o sono fisicamente collegati alle stampanti. Per verificare la funzionalità di base, gli utenti devono stampare documenti di prova prima di scaricare il software.