Se il messaggio appartiene a un destinatario locale, il messaggio viene recapitato nella cassetta postale locale quasi immediatamente. Se il messaggio appartiene in un negozio a distanza messaggio, il server di Exchange query altri application server in un ambiente, come il DNS, per individuare il server di messaggistica in cui il messaggio appartiene.

Se ci sono problemi di connettività tra i due server di messaggistica o il server di invio non è possibile determinare la posizione del server di messaggistica remoto, la persona che invia il messaggio può ottenere un messaggio di ritardo nella consegna ritorno dal loro server di messaggistica. Di solito questo messaggio ti consente che i singoli sapere che il server è in difficoltà, ma che continuerà a cercare per un determinato numero di tentativi o giorni.

Ci sono altri tipi di server di messaggistica, e-mail server là fuori. Alcuni, come Qmail, eseguito sul sistema operativo Linux e di richiedere un overhead molto meno e la gestione di un server Exchange. Questo li rende ideali per Internet Service Provider che ospita un numero elevato di account di posta elettronica per i clienti. Molte aziende utilizzano Microsoft Exchange per la messaggistica, perché è molto affidabile e funziona bene con gli altri prodotti Microsoft utilizzati dalle imprese.

Per inviare e ricevere messaggi, i singoli utenti che hanno bisogno di un client di messaggistica, come ad esempio Microsoft Outlook o Windows Live Mail, o anche un browser web. Molti server di messaggistica, tra cui Exchange, può essere configurato per consentire l'accesso all'interno di un browser.

Quando una persona invia un messaggio, Outlook (o dei loro client di messaggistica), passa il messaggio al server di messaggistica in cui il messaggio entra nella coda dei messaggi di aspettare il suo turno per essere trasformati. Se c'è un sacco di mail sta attraversando la coda, questo processo può richiedere un po 'di tempo, anche se di solito la transizione non sia visibile a nessuno. Quando il messaggio viene elaborato, il server di messaggistica determina la posizione della cassetta postale del destinatario. Se la cassetta postale è locale al server di messaggistica, il messaggio viene consegnato immediatamente alla sua destinazione. Se il destinatario non è locale al server, DNS viene contattato per aiutare a localizzare il server di messaggistica su Internet. Quando il server viene trovato, il messaggio inviato e-mail viene trasferito al server destinatario di messaggistica in cui il processo inizia a livello locale da una coda di gestire il messaggio. Una volta che la cassetta postale corretta si trova, il messaggio viene recapitato.

Con una connessione ad alta velocità a Internet e un ben collegato locale server di messaggistica, la posta degli utenti probabilmente non notare alcuni dei processo di recapito dei messaggi. Messaggi e-mail sarà andare e venire rapidamente a tutti i destinatari di tutto il mondo.